Simplifique, faça reuniões por videoconferência

Perder horas no trânsito: isso soa familiar para muitos que se deslocam rotineiramente para reuniões, estudos e outros encontros. Porém, a videoconferência mostra-se cada vez mais uma solução mundial à questão da mobilidade urbana. Os departamentos de Gestão Ambiental e Tecnologia da Informação da Unifesp levantaram dados impressionantes sobre os gastos envolvidos em uma simples viagem para cidades vizinhas. E acredite: a tecnologia é sua maior aliada nisso tudo!

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As videoconferências, em substituição às reuniões presenciais, trazem diversos benefícios ambientais e financeiros à universidade e à sociedade

Júlio César Monqueiro

O Departamento de Tecnologia da Informação (DTI/Unifesp) e o Departamento de Gestão e Segurança Ambiental (DGA/Unifesp) elaboraram uma campanha para estimular o uso de videoconferências na Unifesp. As reuniões à distância são realizadas através de kit de equipamento específico, contendo um CODEC dedicado, uma câmera full HD, rack e duas TVs de LED de 48 polegadas. Segundo Marcello Sampaio Di Pietro, diretor do DTI, o projeto original contempla a Reitoria, os campi, Hospital São Paulo (HSP-HU/Unifesp) e edifícios de pesquisa, atingindo atualmente mais de 20 ambientes. Di Pietro lembra que se interligaram à estrutura central departamentos acadêmicos que adquiriram kits próprios, além da Fundação de Apoio à Unifesp (FAP) e os ambientes de telemedicina e telepresença.

Sustentabilidade ambiental e financeira

A utilização de videoconferências em substituição às reuniões presenciais traz uma série de benefícios à universidade e à sociedade de forma geral. Julio César Bessa Monqueiro, diretor do DGA, explica que a supressão das viagens de carro permite, além da diminuição de custos e aumento na produtividade dos servidores, redução nas emissões de gases de efeito estufa.

“Tomemos por exemplo o Campus São José dos Campos, que é o mais distante da capital de São Paulo. Cada viagem de ida e volta entre as duas cidades, com um carro econômico movido a etanol e dispensando o pagamento de pedágios (veículos oficiais próprios da União são isentos em rodovias federais), emite em média 60kg de dióxido de carbono (CO2) equivalente. O software de gestão do sistema de videoconferências aponta que, em média, mais de 200 toneladas de CO2 equivalentes deixaram de ser emitidos no último ano”, explica. O termo “CO2 equivalente” é uma medida que denota a quantidade de gases de efeito estufa (GEEs) em termos equivalentes de CO2, levando em consideração o potencial de aquecimento global dos gases – ou seja, quanto do gás seria emitido se esse substituísse todos os GEEs.

Além da questão ambiental, há também a financeira. "Graças a um levantamento do servidor Lucas Adriano, chefe da Divisão de Serviços do Campus São José dos Campos, detectamos o custo de cada viagem de ida e volta entre aquela cidade e a capital: aproximadamente R$ 238,00”, explana Julio. Desse valor, R$ 160,00 são gastos com motorista, R$ 53,00 com combustível, R$ 24,00 com manutenção e R$ 1,00 com seguro, de acordo com o estudo.

Lucas lembra o impacto que cada viagem pode causar ao serviço público: cada viagem pode levar cerca de 2 horas. Considerando ida e volta, um servidor deixa de trabalhar por 4 horas, ou seja, ou seja, 50% de sua carga horária diária.

Embora o levantamento tenha sido elaborado para o Campus São José dos Campos, que está a aproximadamente a 110 km da Reitoria, na capital, tais dados podem ser adaptados proporcionalmente a outros campi, como Baixada Santista (70 km), Osasco (25 km), Diadema (20 km), e Guarulhos (35 km), lembrando que cada local possui seus próprios contratos para frotas de veículos, com diferentes valores.

Implantação

Segundo Di Pietro, a iniciativa do DTI na aquisição central e implantação em volume e simultânea dos kits de videoconferência permitiu que a prática fosse ampliada, padronizada e aplicada em várias unidades. "Assim como aconteceu com o sistema VoIP, sabíamos que a adesão implicava na ampla disponibilidade e na facilidade de uso, sem um operador especializado. Se os departamentos comprassem os seus kits de forma avulsa, haveria uma preocupação com conexões a instituições externas e a exclusividade do uso”.

O sistema atual de videoconferência aceita ligações internas e externas. Sua implantação e distribuição nas unidades permitiu adotar uma política de multiusuário. "Não havendo agendamento da sala, o seu uso deve ser livre aos docentes, pesquisadores, técnicos e discentes em atividades diversas. Além disso as salas propositalmente não foram instaladas no gabinete das chefias, mas em salas que comumente podem ser utilizadas por todos na unidade. Entendemos que, com o tempo as salas de videoconferência passarão a ser quase que exclusivas para esta finalidade e também que o agendamento será integrado, facilitando ainda mais o seu uso”, diz Di Pietro.

Uso do sistema

O sistema foi desenvolvido para um uso simplificado. Todos os ambientes são padronizados: a tela à esquerda para acesso ao catálogo de endereços e interação de vídeo e áudio, e tela à direita para a imagem local e visualização da apresentação que esteja sendo compartilhada. O usuário tem acesso na tela a todas as salas cadastradas no sistema central, no datacenter do DTI. Cada ambiente pode ser conectado a outros três pelo próprio usuário, no entanto, caso haja a necessidade de interligar mais do que 4 ambientes físicos (todos os campi por exemplo), são disponibilizadas salas virtuais com senhas para a todos os campi, pró-reitorias e principais estruturas administrativas da Unifesp. "Através do sistema central, aceitamos conexões de instituições externas; antes precisávamos utilizar a salas virtuais da RNP para essas atividades, mas hoje somos anfitriões de instituições que precisam realizar reuniões conosco e outros órgãos”, afirma Di Pietro.

Expansão

Há planos de ampliação do sistema e outras facilidades para comunidade: "Mediante investimentos no sistema central, podemos expandir as atividades de aulas intercampi, homework, integração com sistemas móveis, telessaúde, entre outros”, completa o diretor do DTI.

A saída, no momento, é apostar em parcerias interdepartamentais. Um exemplo é o sistema de webconferência, que foi atualizado em versão, recursos e número de acessos simultâneos (de 40 pontos para 1000) através de uma parceria entre DTI, Departamento de Informática em Saúde (DIS) e Secretaria de Ensino à Distância (SEAD). No sistema, um palestrante pode utilizar-se de um ambiente virtual para ministrar uma palestra, com seu vídeo, áudio e apresentações, configurando a forma de interação com até 100 participantes por sala, sem que sejam necessários equipamentos especiais além de um computador, notebook ou tablete, além de acesso à Internet.

 

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