Regulamento geral da Ouvidoria da UNIFESP

Artigo 1º: - Criar a Ouvidoria no âmbito dos campi da Universidade Federal de São Paulo - Unifesp, como órgão de assessoramento do Reitor, com atribuições estabelecidas no presente Regulamento e jurisdição em todos os setores administrativos e acadêmicos dos campi da Unifesp, como um órgão promotor do direito administrativo de natureza unipessoal e não contenciosa como instrumento de participação, destinado a colaborar no controle administrativo da Universidade mediante a defesa dos direitos fundamentais dos membros da comunidade.

CAPÍTULO I - A COMPETÊNCIA DA OUVIDORIA

Artigo 2º: - A Ouvidoria competirá:

I - Receber e investigar, de forma independente e crítica, as informações, reclamações e sugestões encaminhadas por membros das comunidades interna e externa, através de demanda espontânea;

II - Analisar as informações, reclamações e sugestões recebidas, encaminhando o resultado de sua análise aos setores administrativos competentes;

III - Acompanhar as providências adotadas pelos setores competentes, garantindo o direito de resolutividade e mantendo o requerente informado do processo;

IV - Sugerir medidas de aprimoramento das atividades administrativas em proveito da comunidade e da própria Universidade;

V - Garantir o acesso do cidadão de forma direta, formal e gratuita.

Parágrafo Primeiro: - Fica vedada a criação por parte dos diversos componentes organizacionais de instâncias com atribuições semelhantes às da Ouvidoria e com a mesma denominação.

Parágrafo Segundo: - O procedimento administrativo instaurado pela Ouvidoria é autônomo e não substitui o processo administrativo disciplinar.

Artigo 3º: - A Ouvidoria exigirá sempre a identificação do usuário de seus serviços.

Parágrafo Único: - Dependendo a natureza do assunto, a critério do Ouvidor ou a pedido do interessado será garantido sigilo quanto ao nome do demandante.

Artigo 4º: - O Reitor poderá baixar instruções complementares regulamentando as ações do Ouvidor e delimitando as relações com as demais áreas da Universidade

Parágrafo Primeiro: - As instruções complementares expressarão a autonomia e autoridade do Ouvidor para, sem qualquer consulta prévia, dar curso a todas as demandas formuladas e garantir respostas conclusivas, em tempo hábil.

Parágrafo Segundo: - A Ouvidoria não será responsável pela apuração de denúncias ou por qualquer providência decorrente de sindicância ou processo administrativo que venha a ser instaurado a partir de ações desenvolvidas pela mesma.

CAPÍTULO II - DOS REQUISITOS PARA O CARGO DE OUVIDOR

Artigo 5º: - O cargo de Ouvidor da Universidade Federal de São Paulo exige os seguintes requisitos:

I - Ter curso superior completo,

II - Possuir capacidade para assumir as funções previstas, envolvendo responsabilidade, discrição e organização,

III - Ter desenvoltura para se comunicar com as diversas unidades da casa,

IV - Ser sensível para compreender os problemas dos solicitantes e, ao mesmo tempo, as limitações das unidades,

V - Resguardar o sigilo das informações.

CAPITULO III - DO CARGO DE OUVIDOR E DE SUAS ATRIBUIÇÕES

Artigo 6º: - O Ouvidor da Universidade Federal de São Paulo tem as seguintes atribuições:

I - Receber demandas - reclamações, sugestões, consultas ou elogios - provenientes tanto de pessoas da comunidade acadêmica quanto da comunidade externa;

II - Encaminhar às unidades envolvidas as solicitações para que possam:

a) No caso de reclamações: explicar o fato, corrigí-lo ou não reconhecê-lo como verdadeiro;

b) No caso de sugestões: adotá-las, estudá-las ou justificar a impossibilidade de sua adoção;

c) No caso de consultas: responder às questões dos solicitantes;

d) No caso de elogios: conhecer os aspectos positivos e admirados do trabalho;

III - Transmitir aos solicitantes, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, contados do recebimento da resposta do reclamado, as posições das unidades envolvidas;

IV - Registrar todas as solicitações encaminhadas ao Ouvidor e as respostas oferecidas aos usuários;

V - Encaminhar, semestralmente, relatório executivo das solicitações dirigidas ao Ouvidor, não podendo constar os nomes dos solicitantes, para:

a) O Reitor da Universidade, a listagem completa;

b) Os Pró-Reitores da Universidade, caso o requeiram, a listagem das solicitações ligadas às respectivas Pró-Reitorias;

VI - Elaborar e divulgar relatórios semestrais sobre o andamento da Ouvidoria;

VII - Manter permanentemente atualizadas as informações e estatísticas referentes às suas atividades;

VIII - Sugerir as instâncias administrativas medidas de aperfeiçoamento da organização e do funcionamento da Instituição;

IX - Retomar a sugestão, quando aceita pela unidade, mas não realizada;

X - Planejar, executar e analisar pesquisas de satisfação diretamente ou em parceria com setores afins;

XI - Divulgar os resultados das pesquisas.

Artigo 7º: - O Ouvidor, no exercício de suas funções:

I - Poderá participar, sem direito a voto, das reuniões dos colegiados universitários;

II - Será recebido, sempre que o solicitar, por todos os ocupantes de cargos da Universidade, para pedir e receber explicações, orais ou por escrito, sobre questões acadêmicas ou de outras atividades.

Artigo 8º: - A indicação do Ouvidor será prerrogativa exclusiva do Reitor e poderá recair em docente ou membro do corpo técnico-administrativo da Universidade; para mandato de dois anos, podendo ser reconduzido;

Parágrafo Primeiro: - Quando o designado for servidor docente ou técnico administrativo da Universidade, será incluído, automaticamente, no regime de tempo integral (40 horas semanais), com o salário correspondente ao seu cargo efetivo, ficando desobrigado das suas funções do cargo permanente, enquanto perdurar seu mandato.

Parágrafo Segundo: - Ao término do mandato, sendo profissional dos quadros da Universidade, retornará ao regime de trabalho anterior, exceto nos casos de renúncia expressa ou afastamento.

Artigo 9º: - A função de Ouvidor, por sua natureza sui generis, será única na Universidade, podendo este, entretanto, para a agilização de suas atribuições, indicar assistentes, de forma permanente ou provisória, junto aos diversos componentes organizacionais.

Parágrafo Primeiro: - A Ouvidoria contará com 02 (dois) Ouvidores Assessores do quadro efetivo de servidores da UNIFESP, ambos indicados pelo Ouvidor, 01 (uma) Secretária e 02 (dois) Assistentes Administrativos.

CAPÍTULO IV - DA PESQUISA ORGANIZACIONAL

Artigo 10º: - A pesquisa tem como objetivo principal detectar situações que possam levar a insatisfação da comunidade no momento da utilização de quaisquer serviços prestados pela Unifesp.

CAPÍTULO V - DO ATENDIMENTO

Artigo 11º: - Na Ouvidoria, as pessoas são atendidas pessoalmente ou por telefone, de segunda a sexta-feira, no horário das 8:00 às 17:00 horas, ou por e-mail.

CAPÍTULO VI - DOS USUÁRIOS

Artigo 12º: - A Ouvidoria pode ser utilizada:

I - Por docentes da Unifesp;

II - Por servidores técnico-administrativos da Unifesp;

III - Por estudantes da Unifesp;

IV - Por pessoas da comunidade.

Parágrafo Único: - A Ouvidoria não atende a solicitações anônimas, garantindo, no entanto o sigilo sobre o nome e os dados pessoais dos usuários, conforme artigo 3º.

CAPÍTULO VII - DAS INSTÂNCIAS

Artigo 13º: - Para fornecer respostas aos solicitantes, a Ouvidoria procurará as seguintes instâncias, dentro das unidades envolvidas:

I - No caso de solicitações ligadas às instalações físicas, à Pró-Reitoria de Administração;

II - No caso de solicitações ligadas a Departamentos Administrativos e a seus serviços, aos respectivos Diretores;

III - No caso de solicitações ligadas a empresas que atuam dentro da Universidade e a seus serviços, ao proprietário do estabelecimento, expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Pró-Reitor de Administração;

IV - No caso de solicitações gerais ligadas a empresas que atuam dentro da UNIFESP, diretamente à Pró-Reitoria de Administração;

V - No caso de solicitações ligadas especificamente a um funcionário técnico-administrativo, ao Diretor do Departamento ao qual o funcionário estiver funcionalmente ligado;

VI - No caso de solicitações ligadas especificamente a um funcionário docente, ao Chefe do Departamento;

VII - No caso das demandas de cursos de extensão e especialização, à Pró-Reitoria de Extensão;

VIII - No caso de solicitações ligadas a um Departamento, ao Chefe do Departamento;

IX - No caso de solicitações ligadas aos cursos e/ou assuntos relativos ao ensino de graduação, à Pró-Reitoria Graduação;

X - No caso de solicitações ligadas a assuntos relativos às atividades de pós-graduação, pesquisa e extensão, a Pró-Reitoria de Pós-Graduação.

Parágrafo Primeiro: - A Ouvidoria pode contatar com as unidades pessoalmente, através de telefone ou de e-mail, de acordo com a complexidade de cada caso.

Parágrafo Segundo: - As unidades envolvidas devem dispensar o tempo necessário para atender a questões ligadas a Ouvidoria.

Parágrafo Terceiro: - Quando procuradas, as unidades têm até cinco dias úteis para receber o Ouvidor e o mesmo prazo para responder ou posicionar-se sobre o encaminhamento feito.

CAPÍTULO VIII - DA DOCUMENTAÇÃO

Artigo 14º: - Todas as solicitações à Ouvidoria são documentadas em ordem cronológica, em cujo registro deve constar:

I - Data do recebimento da demanda;

II - Nome do solicitante;

III - Data do encaminhamento para resposta;

IV - Endereço, telefone e e-mail do solicitante;

V - Forma de contato mantido: pessoal, por telefone ou por e-mail;

VI - Proveniência da demanda: docente, servidor técnico - administrativo, estudante ou pessoas da comunidade;

VII - Tipo de demanda: reclamação, sugestão, informações ou elogio;

VIII - Unidade envolvida;

IX - Situação apresentada;

X - Encaminhamento com protocolo da data de entrega.

CAPÍTULO IX - DA DESTITUIÇÃO DO OUVIDOR

Artigo 15º: - O Ouvidor poderá ser destituído de suas funções, mediante deliberação de 2/3 dos membros do Conselho Universitário, por iniciativa do Reitor, de membro do CONSU, ou qualquer membro da comunidade universitária, através de proposta devidamente fundamentada.

Artigo 16º: - Constituem motivos para destituição do Ouvidor:

I - Perda do vínculo funcional com a Instituição ou alteração do regime de trabalho;

II - Prática de ato que extrapolem sua competência, nos termos estabelecidos nessa resolução;

III - Conduta ética incompatível com a dignidade da função;

IV - Outras práticas e condutas que, a critério do CONSU, justifiquem a destituição.

Artigo 17º: - O dirigente ou servidor da Universidade, quando solicitado pelo Ouvidor, deverá prestar informações e esclarecimentos sobre o objeto da solicitação, no prazo de 10 (dez) dias úteis, prorrogáveis por igual período mediante justificativa apresentada ao titular da Ouvidoria-Geral.

Parágrafo Único: - O não cumprimento do que dispõe o “caput” deste artigo sujeitará o dirigente ou servidor à apuração de sua responsabilidade, através de procedimentos administrativos pertinentes, mediante informação escrita do Ouvidor ao Reitor.

Artigo 18º: Esse Regulamento entrará em vigor na data de sua assinatura.