Perguntas frequentes

Aqui você encontrará questões que poderão ajudar a sanar dúvidas que possa ter durante as fases processuais.
São 21 perguntas frequentes com suas devidas respostas.

1. Qual a modalidade de compra/contratação escolher: dispensa, inexigibilidade ou pregão eletrônico?

2. O que é “registro de preços”?

3. Posso usar uma ata de outro Campus?

4. O que é “carona” na ata de registro de preços?

5. De quem é a responsabilidade pela elaboração dos pedidos de compras e dos documentos obrigatórios que devem acompanhá-lo?

6. Quais são os requisitos para a elaboração do “pedido de compras”?

7. Não consegui os 03 (três) orçamentos estimativos. O que devo fazer?

8. Posso fazer referência a alguma marca ou modelo no pedido de compras?

9. O que é “cesta de preços aceitáveis”?

10. A pesquisa de preços se restringe a uma única forma de pesquisa?

11. Qual é o objetivo da pesquisa de preços?

12. De quem é a responsabilidade por fazer a pesquisa de preços?

13. Quando devo utilizar média, mediana ou menor preço?

14. Posso aproveitar itens de um determinado pregão para compor a pesquisa de mercado?

15. Qual é a responsabilidade da Administração ou gestor público sobre a pesquisa de preços realizada?

16. Posso autorizar a entrega de um produto ou execução de serviço e pedir reembolso depois?

17. Não tenho acesso ao sistema de Solicitação de Compras. O que devo fazer

18. Houve alteração da chefia/responsável pelo departamento. Como proceder à atualização no sistema de Solicitação de Compra?

19. Não sei preencher a Solicitação de Compra. O que devo fazer?

20. O produto que preciso é vendido apenas por uma empresa. O que devo fazer?

21. Qual o prazo médio decorrido entre o início de um Processo de Compras e o final da Licitação.

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1. A regra é a opção pelo pregão eletrônico, constituindo exceções a dispensa e a inexigibilidade de licitação.
Contudo, existem situações em que o legislador entendeu por não tornar obrigatória a licitação (art. 24 da Lei 8.666/93), ou, considerando a peculiaridade do caso, a competição se torna inviável (art. 25).
A escolha entre a dispensa e a realização da licitação é realizada pelo Setor de Compras, após a análise dos elementos constantes no processo. A ratificação ou não dessa escolha é de responsabilidade da Direção do respectivo Campus.
A dispensa é uma modalidade que deve ser evitada, pois há o risco da configuração de fracionamento (contratações/aquisições frequentes do mesmo material/serviços ou pertencentes ao mesmo elemento de despesa).
Já no caso de inexigibilidade, o requisitante deverá fundamentar a escolha de determinado fornecedor, indicando objetivamente os fundamentos técnicos que embasam essa opção.
Nesse ponto, adverte Ronny C. Lopes de Torres:
“Deve-se destacar a vedação à preferência de marca e a necessidade de que a comprovação de exclusividade seja feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio (...)”. A exclusividade pode ser absoluta, quando só existe um fornecedor no país, ou relativa, quando acontece apenas na praça onde vai ocorrer a aquisição do bem.
Conforme Orientação Normativa AGU nº 16, de 01 de abril de 2009, os órgãos competentes pela contratação têm a obrigação de averiguar a veracidade do atestado de exclusividade apresentado. Outrossim, de acordo com a jurisprudência do Tribunal de Contas da União, a “carta de exclusividade”, por si só, é insuficiente para demonstrar que a empresa é fornecedora exclusiva de determinado produto” (Direito Administrativo, 11ª ed. Juspodivm, 2021, p. 312).
Informa-se que a AGU também tem exigido a apresentação de elementos que comprovem a compatibilidade de preços entre o objeto da inexigibilidade e outras aquisições/contratações semelhantes, justamente para evitar a caracterização de sobrepreço. Essa análise pode ser realizada comparando os valores de notas fiscais, notas de empenho, disponibilização de preços no site do fabricante/fornecedor, pesquisa do fornecedor no “Portal Transparência” (http://www.portaltransparencia.gov.br/pessoa-juridica/busca/lista?pagina=1&tamanhoPagina=10&), considerando as vendas do mesmo produto a outros órgãos da administração pública, etc.

2. É um procedimento no qual a Administração, prevendo contratações ou aquisições futuras, escolhe, mediante uma modalidade de licitação, um fornecedor que se compromete, dentro de um período estabelecido e em condições pré-estabelecidas, entregar determinado material/equipamento/serviço, dentro das hipóteses estabelecidas no art. 3º do Decreto 7.892/2013 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/decreto/d7892.htm). Atualmente, esse procedimento constitui regra nesta Instituição. Há de se advertir, contudo, que a sua adoção deve ser fundamentada dentro dos incisos do referido dispositivo, não constituindo justificativa para a adoção do SRP questões de ordem orçamentária.

3. É possível. Mas a sua adoção depende da autorização formal do respectivo Fiscal e do representante da empresa. Vide “Manual de Compras”.

4. Quando um órgão integrante do SIASG realiza uma licitação através de registro de preços, constitui sua opção disponibilizar a respectiva ata para que outros órgãos a utilizem, dentro de uma determinada quantidade. Maiores detalhes, vide o art. 22 do referido Decreto 7.892/2013 e o “Manual de Compras”.

5. Setor Requisitante.
Para maiores informações, vide o “Manual de Compras”.

6. Antes de efetuar o pedido, há necessidade da confecção do Documento de Formalização de Demanda (DFD), da nomeação de equipe de planejamento e do preenchimento, via sistema COMPRASNET, dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP) e Mapa de Riscos. Naturalmente, todo pedido de compras também deve ser precedido da pesquisa de preços de mercado. Para maiores informações, vide “Manual de Compras”

7. Nos termos do parágrafo 4º do art. 6º da IN 73/2020 (https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/instrucao-normativa-n-73-de-5-de-agosto-de-2020-270711836), “excepcionalmente, será admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justificada nos autos pelo gestor responsável e aprovado pela autoridade competente”. Para fins de comprovação, é necessária, também, a juntada de documentos que indiquem a realização de pesquisa, segundo a ordem estabelecida no art. 5º da referida instrução normativa. Maiores detalhes, vide o “Manual de Compras”.

8. De acordo com a Súmula 270 do TCU, “em licitações referentes a compras, inclusive de softwares, é possível a indicação de marca, desde que seja estritamente necessária para atender a exigências de padronização e que haja prévia padronização”. Nesse caso, a pesquisa de preços deve observar exclusivamente a marca/modelo solicitados.
Vale a observação de que uma marca/modelo pode ser utilizado como referência, no pregão ou na dispensa de licitação, desde que seguido pela expressão “similar ou com qualidade superior”.


9. Conjunto de preços obtidos junto a fornecedores, pesquisas em bases de sistemas de compras, avaliação de contratos recentes ou vigentes, valores adjudicados em licitações de outros órgãos públicos, valores registrados em atas de SRP e analogia com compras/contratações realizadas por corporações privadas.

10. A amplitude da pesquisa de preços deve ser proporcional à complexidade da compra. De acordo com a Instrução Normativa nº 73/2020 (https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/instrucoes-normativas/instrucao-normativa-no-73-de-5-de-agosto-de-2020) caso a pesquisa junto às fontes nos incisos I e II resulte em uma cesta de preços aceitáveis, não haverá a necessidade de consulta às demais fontes.

11. O objetivo da pesquisa de preços realizada pela Administração é aproximar ao máximo o valor de referência da amostra levantada com aquele que será obtido pela empreiteira, tendo em vista o interesse público e o princípio da economicidade.

12. A lei de licitações não define de quem é a responsabilidade pela elaboração da pesquisa de preços, entretanto, a jurisprudência do TCU aponta essa responsabilidade para a área demandante. Segue trecho de decisão do Tribunal nesse sentido:

Acórdão 3.516/2007 TCU – “Não constitui incumbência obrigatória da CPL, do pregoeiro ou da autoridade superior realizar pesquisas de preços no mercado e em outros entes públicos, sendo essa atribuição, tendo em vista a complexidade dos diversos objetos licitados, dos setores ou pessoas competentes envolvidos na aquisição do objeto”.

O Tribunal também proferiu decisões no sentido de responsabilizar autoridades competentes ou membros da Comissão de Licitação solidariamente quando estes não verificaram se efetivamente os preços ofertados estavam de acordo com os praticados no mercado.

Acórdão 2.136/2006 TCU – “A esse respeito, assente a jurisprudência desta Corte no sentido da obtenção de três propostas válidas em procedimentos licitatórios, na modalidade convite, sob pena de repetição do certame (v.g. Acórdãos nºs 101/2005, 301/2005 e 1.182/2004, do Plenário, e Acórdão nº 2.844/2003-TCU-1ª Câmara), bem como acerca do fato de que, ainda que se admita que “(...) exista um setor responsável pela pesquisa de preços de bens e serviços a serem contratados pela administração, a Comissão de Licitação, bem como a autoridade que homologou o procedimento licitatório, não estão isentos de verificar se efetivamente os preços ofertados estão de acordo com os praticados no mercado, a teor do art. 43, inciso IV, da Lei nº 8.443/1992 (cf. Acórdão nº 509/2005-TCU-Plenário).”.


13. No âmbito de cada parâmetro, para obtenção do resultado da pesquisa de preços será utilizado como critério ou metodologia a média, a mediana ou o menor dos preços obtidos.

A média é a soma de todas as medições divididas pelo número de observações no conjunto de dado. Em razão de ser suscetível aos valores extremos, a média normalmente é utilizada quando os dados estão dispostos de forma homogênea.

A mediana é o valor do meio que separa a metade maior da metade menor no conjunto de dados. Menos influenciada por valores muito altos ou muito baixos, a mediana pode ser adotada em casos onde os dados são apresentados de forma mais heterogênea e com um número pequeno de observações.

O menor preço deve ser utilizado apenas quando por motivo justificável não for mais vantajoso fazer uso da média ou mediana.

Deve ser elaborado uma planilha comparativa de preços e sua análise crítica.


14. Sim, desde que os itens pesquisados mantenham condições semelhantes às pretendidas no processo licitatório e se refira a objeto idêntico ao da licitação.

Neste sentido, destacamos trecho do Acórdão 2.816/2014 - TCU que diz:

“Quanto à alegação de que, devido à especificidade do objeto, não teria sido possível encontrar atas de registro de preços que pudessem ser aproveitadas nas estimativas, entendemos que cabem algumas considerações. De fato, em razão das peculiaridades dos eventos promovidos pelas diferentes unidades, é muito difícil que a composição de uma licitação seja aproveitada por outra em sua integralidade. Não obstante, ainda que organizados de diferentes maneiras, há diversos itens que aparecem de forma recorrente nos certames destinados às contratações do tipo, que poderiam ser aproveitados na fase de planejamento da contratação, auxiliando o gestor na elaboração do orçamento estimado. ”

Sobre o prazo de validade das pesquisas, vide Manual de Compras.


15. É indispensável que a Administração avalie, de forma crítica, a pesquisa de preço obtida junto ao mercado, em especial quando houver grande variação entre os valores apresentados. Esse foi o entendimento proferido pelo TCU no Acórdão 403/2013 – Primeira Câmara.
No mesmo sentido, o seu Plenário, por meio do Acórdão 1108/2007, entendeu não ser admissível que a pesquisa de preços feita pela entidade seja destituída de juízo crítico acerca da consistência dos valores levantados.
Assim, para obtenção do resultado da pesquisa, não poderão ser considerados os preços excessivamente elevados e os inexequíveis, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
Os critérios e parâmetros a serem analisados devem ser os próprios preços encontrados na pesquisa, a partir de ordenação numérica na qual se busque excluir aquelas que mais se destoam dos demais preços pesquisados.


16. Não. Nenhuma despesa pode ser efetuada antes dos procedimentos de contratação, sob pena de apuração de responsabilidade, nos termos da Lei nº 101/2000 e Lei nº 8.666/93.


17. O acesso ao sistema deve ser solicitado ao Departamento de Tecnologia da Informação, por meio do site www.atendimento.unifesp.br/.


18. A atualização deve ser solicitada ao Departamento de Tecnologia da Informação, por meio do site www.atendimento.unifesp.br/.

19. Link para o vídeo tutorial/ pdf. https://sp.unifesp.br/cartilha-ao-usuario

20. É preciso observar alguns cuidados para que seja feita a compra de uma empresa que detém a exclusividade na comercialização de um produto. Primeiro, é preciso justificar porque deve ser adquirido este produto em específico ou se não há nenhum outro que atende à sua necessidade. O fato de apenas uma empresa vender um produto não necessariamente quer dizer que só existe esse produto no mercado que lhe atenderia. Além disso, uma exclusividade deve ser baseada no fato de existir apenas um fornecedor, e não apenas um único fabricante. A justificativa deve ser dos motivos técnicos para se escolher aquele produto, não a empresa que será a fornecedora. Não devem ser utilizadas justificativas como “a empresa é líder de vendas”, “é o único fabricante no Brasil” ou “conhecemos a empresa e garantimos sua qualidade”. Observe as orientações informadas nas condições de entrega para empresas exclusivas. Vide mais detalhes na pergunta 01 e Manual de Compras.


21. Não é possível estimar com precisão um prazo para a finalização do processo licitatório, ou mesmo para as dispensas de licitação, pois o procedimento é caracterizado por atos complexos (requisitante, direção, reitoria, procuradoria, etc). Ademais, existem fatores que interferem no processo, cuja ocorrência e as suas consequências não são, a priori, previsíveis, como, p. ex. a interposição de recursos, interpelações judiciais, etc. Solicitamos que os processos sejam abertos com os documentos pertinentes com antecedência mínima de 90 (noventa) dias para finalização, desconsiderando as eventuais intercorrências já referidas.