Realização do evento

Para a realização do evento:

1. Solicitar a reserva do espaço por Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., informando:

• Data(s) e horário de início e término do evento;

• Nome da ação;

• Estimativa de Público.

2. Após a resposta do setor de Eventos sobre o local reservado, cadastrar o evento no Sistema de Informações de Extensão - Siex - clicando aqui.
   Prazo: 30 dias antecedentes à data de realização da atividade, exceto àqueles que utilizarem o NAPE (Núcleo de Apoio a Eventos) que será de 90 dias.

3. Depois da ação ser aprovada pela Caec, cadastrar a atividade com o Setor de Eventos [clique aqui] para assistência antes e no dia do evento. Se necessário, solicitar também o transporte para o(s) palestrante(s) [clique aqui].  
   Prazo: 5 dias úteis antecedentes à data de realização da atividade.

Por que cadastrar o evento com a Proec através do Siex?

Porque os eventos constituem parte das ações de extensão da Universidade. Compreende-se como Evento Institucional (EI) a ação extensionista que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com audiência específica, como divulgação da produção de conhecimento acadêmico, de caráter cultural, artístico, esportivo, científico ou tecnológico, desenvolvido, promovido, conservado ou reconhecido pela Unifesp e assegurado por inscrição individual.

Segundo a Resolução do Consu nº 180:

DO CREDENCIAMENTO E OPERACIONALIZAÇÃO DE EICE [Evento Institucional e Curso de Extensão]

Art. 8º As atividades EICE devem ser cadastradas na instituição pelo Sistema de Dados e Informação da Extensão (SIEX) ou por sistema equivalente adotado institucionalmente, apresentadas para a CaEC do respectivo Campus ou Unidade Universitária, de onde prosseguirá para a aprovação por pares, e encaminhamento para a ProEC, para fins de credenciamento acadêmico e posterior homologação pelo CoEC.

Para ter acesso a Resolução do Consu nº 180 completa clique aqui.

Por que após a aprovação da Caec preciso cadastrar o evento com o Setor de Eventos?

O setor de Eventos, além de ter agendado um espaço no início da organização de seu evento institucional, com o cadastramento nesta divisão, ela pode se responsabilizar por:

• divulgar o evento por e-mail, site, Facebook e Instagram do Campus;
• entregar uma lista de presença padrão no dia da atividade, se solicitado;
• entregar avaliação de reação, se desejar;
• providenciar os materiais disponíveis no Campus para auxiliar na atividade (mesas, cadeiras, garrafas térmicas, toalhas, etc)
• No dia do evento, no início e término do acontecimento:
  • verificar se está tudo em conformidade com a solicitação do organizador (local, audiovisual, materiais);
  • contatar a Zeladoria para abertura e fechamento do local; 
  • comunicar-se com a equipe terceirizada do DTI para montagem e desmontagem dos equipamentos eletrônicos;
  • entregar ao organizador os materiais solicitados; 
  • confirmar a chegada/saída do transporte dos convidados/palestrantes;
  • manter-se de prontidão para alguma necessidade do organizador.

Informações solicitadas no formulário do setor de Eventos

• Número de matrícula ou RF
• Vínculo do solicitante (docente, estudante, TAE)
• departamento solicitante
• data e horário
• nome do evento
• classificação do evento
• se houve ou não cadastramento no Siex
• estimativa de público
• local reservado
• se já possuir o cartaz para divulgação com a transcrição da imagem, já pode ser enviado no formulário
• nome do organizador
• telefone de contato
• dado de outros organizadores, se houver
• se deseja ou não lista de presença
• equipamentos que serão utilizados (computador, datashow, microfone, etc)
• mobiliário e materiais (mesas e cadeiras a mais, necessidade de outros materiais de apoio)
• informações de veículo de transporte em caso de utilização do estacionamento.