Para a realização do evento:
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Solicitar a reserva do espaço por Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., informando:
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Data(s) e horário de início e término do evento;
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Nome da ação;
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Estimativa de Público.
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Após a resposta do setor de Eventos sobre o local reservado, cadastrar o evento no Sistema de Informações de Extensão - Siex - clicando aqui.
Prazo: 30 dias antecedentes à data de realização da atividade, exceto àqueles que utilizarem o NAPE (Núcleo de Apoio a Eventos) que será de 90 dias. -
Depois da ação ser aprovada pela Caec, cadastrar a atividade com o Setor de Eventos [clique aqui] para assistência antes e no dia do evento. Se necessário, solicitar também o transporte para o(s) palestrante(s) [clique aqui].
Prazo: 5 dias úteis antecedentes à data de realização da atividade.
Por que cadastrar o evento com a Proec através do Siex?
Porque os eventos constituem parte das ações de extensão da Universidade. Compreende-se como Evento Institucional (EI) a ação extensionista que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com audiência específica, como divulgação da produção de conhecimento acadêmico, de caráter cultural, artístico, esportivo, científico ou tecnológico, desenvolvido, promovido, conservado ou reconhecido pela Unifesp e assegurado por inscrição individual.
Segundo a Resolução do Consu nº 180:
DO CREDENCIAMENTO E OPERACIONALIZAÇÃO DE EICE [Evento Institucional e Curso de Extensão]
Art. 8º As atividades EICE devem ser cadastradas na instituição pelo Sistema de Dados e Informação da Extensão (SIEX) ou por sistema equivalente adotado institucionalmente, apresentadas para a CaEC do respectivo Campus ou Unidade Universitária, de onde prosseguirá para a aprovação por pares, e encaminhamento para a ProEC, para fins de credenciamento acadêmico e posterior homologação pelo CoEC.
Para ter acesso a Resolução do Consu nº 180 completa clique aqui.
Por que após a aprovação da Caec preciso cadastrar o evento com o Setor de Eventos?
O setor de Eventos, além de ter agendado um espaço no início da organização de seu evento institucional, com o cadastramento nesta divisão, ela pode se responsabilizar por:
- divulgar o evento por e-mail, site, Facebook e Instagram do Campus;
- entregar uma lista de presença padrão no dia da atividade, se solicitado;
- entregar avaliação de reação, se desejar;
- providenciar os materiais disponíveis no Campus para auxiliar na atividade (mesas, cadeiras, garrafas térmicas, toalhas, etc)
- No dia do evento, no início e término do acontecimento:
- verificar se está tudo em conformidade com a solicitação do organizador (local, audiovisual, materiais);
- contatar a Zeladoria para abertura e fechamento do local;
- comunicar-se com a equipe terceirizada do DTI para montagem e desmontagem dos equipamentos eletrônicos;
- entregar ao organizador os materiais solicitados;
- confirmar a chegada/saída do transporte dos convidados/palestrantes;
- manter-se de prontidão para alguma necessidade do organizador.
Informações solicitadas no formulário do setor de Eventos
- Número de matrícula ou RF
- Vínculo do solicitante (docente, estudante, TAE)
- departamento solicitante
- data e horário
- nome do evento
- classificação do evento
- se houve ou não cadastramento no Siex
- estimativa de público
- local reservado
- se já possuir o cartaz para divulgação com a transcrição da imagem, já pode ser enviado no formulário
- nome do organizador
- telefone de contato
- dado de outros organizadores, se houver
- se deseja ou não lista de presença
- equipamentos que serão utilizados (computador, datashow, microfone, etc)
- mobiliário e materiais (mesas e cadeiras a mais, necessidade de outros materiais de apoio)
- informações de veículo de transporte em caso de utilização do estacionamento.