Realização do evento

Para a realização do evento:

  1. Solicitar a reserva do espaço por Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., informando:

  • Data(s) e horário de início e término do evento;

  • Nome da ação;

  • Estimativa de Público.

  1. Após a resposta do setor de Eventos sobre o local reservado, cadastrar o evento no Sistema de Informações de Extensão - Siex - clicando aqui.
    Prazo: 30 dias antecedentes à data de realização da atividade, exceto àqueles que utilizarem o NAPE (Núcleo de Apoio a Eventos) que será de 90 dias.

  2. Depois da ação ser aprovada pela Caec, cadastrar a atividade com o Setor de Eventos [clique aqui] para assistência antes e no dia do evento. Se necessário, solicitar também o transporte para o(s) palestrante(s) [clique aqui].  
    Prazo: 5 dias úteis antecedentes à data de realização da atividade.

 

Por que cadastrar o evento com a Proec através do Siex?

Porque os eventos constituem parte das ações de extensão da Universidade. Compreende-se como Evento Institucional (EI) a ação extensionista que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com audiência específica, como divulgação da produção de conhecimento acadêmico, de caráter cultural, artístico, esportivo, científico ou tecnológico, desenvolvido, promovido, conservado ou reconhecido pela Unifesp e assegurado por inscrição individual.

Segundo a Resolução do Consu nº 180:

DO CREDENCIAMENTO E OPERACIONALIZAÇÃO DE EICE [Evento Institucional e Curso de Extensão]

Art. 8º As atividades EICE devem ser cadastradas na instituição pelo Sistema de Dados e Informação da Extensão (SIEX) ou por sistema equivalente adotado institucionalmente, apresentadas para a CaEC do respectivo Campus ou Unidade Universitária, de onde prosseguirá para a aprovação por pares, e encaminhamento para a ProEC, para fins de credenciamento acadêmico e posterior homologação pelo CoEC.

Para ter acesso a Resolução do Consu nº 180 completa clique aqui.

 

Por que após a aprovação da Caec preciso cadastrar o evento com o Setor de Eventos?

O setor de Eventos, além de ter agendado um espaço no início da organização de seu evento institucional, com o cadastramento nesta divisão, ela pode se responsabilizar por:

  • divulgar o evento por e-mail, site, Facebook e Instagram do Campus;
  • entregar uma lista de presença padrão no dia da atividade, se solicitado;
  • entregar avaliação de reação, se desejar;
  • providenciar os materiais disponíveis no Campus para auxiliar na atividade (mesas, cadeiras, garrafas térmicas, toalhas, etc)
  • No dia do evento, no início e término do acontecimento:
    • verificar se está tudo em conformidade com a solicitação do organizador (local, audiovisual, materiais);
    • contatar a Zeladoria para abertura e fechamento do local; 
    • comunicar-se com a equipe terceirizada do DTI para montagem e desmontagem dos equipamentos eletrônicos;
    • entregar ao organizador os materiais solicitados; 
    • confirmar a chegada/saída do transporte dos convidados/palestrantes;
    • manter-se de prontidão para alguma necessidade do organizador.

 

Informações solicitadas no formulário do setor de Eventos

  • Número de matrícula ou RF
  • Vínculo do solicitante (docente, estudante, TAE)
  • departamento solicitante
  • data e horário
  • nome do evento
  • classificação do evento
  • se houve ou não cadastramento no Siex
  • estimativa de público
  • local reservado
  • se já possuir o cartaz para divulgação com a transcrição da imagem, já pode ser enviado no formulário
  • nome do organizador
  • telefone de contato
  • dado de outros organizadores, se houver
  • se deseja ou não lista de presença
  • equipamentos que serão utilizados (computador, datashow, microfone, etc)
  • mobiliário e materiais (mesas e cadeiras a mais, necessidade de outros materiais de apoio)
  • informações de veículo de transporte em caso de utilização do estacionamento.